Международные стандарты в области работы с документами
Международная организация по стандартизации, ИСО, образована в 1947 г. и представляет собой всемирную федерацию национальных органов стандартизации (в настоящее время их около 130).
Разработка международных норм и стандартов обычно поручается техническим комитетам ИСО. Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г.
Создание международных стандартов, регламентирующих различные аспекты работы с документами, осуществляют комитеты ИСО:
- TC 1 «Информационная технология»;
- ТС 6 «Бумага, картон и целлюлоза»;
- ТС 37 «Терминология (принципы и координация)», ТС 46 «Информация и документация»;
- ТС 68 «Банковское дело, ценные бумаги и другие финансовые услуги»;
- ТС 154 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении»;
- ТС 171 «Воспроизведение документов»;
- ТС 176 «Управление качеством»;
- ТС 207 «Управление в экологии».
Международный стандарт ИСО 5127–2001 «Информация и документация — Словарь» (ISO 5127:2001, Information and documentation — Vocabulary) содержит основные термины и определения, применяемые в сфере работы с информацией и документацией.
Стандарт используется при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными системами.
Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены:
- форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975);
- межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);
- формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977);
- основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990);
- принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985).
Проставление дат и времени в документах осуществляется в соответствии с ИСО 8601:1988, а оформление конвертов для корреспонденции — с ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишется с соблюдением положений ИСО 11180:1993.
Стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, а также архивов занимается технический комитет ТС 46 «Информация и документация».
Комитет ТС 46 имеет в своей структуре четыре подкомитета: подкомитет SC 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет SC 8 «Качество — Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет SC 9 «Идентификация и описание»; подкомитет SC 11 «Управление архивами/документами».
В целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела подкомитетом SC 11 разработаны три международных стандарта: две части ИСО 15489–2001 «Информация и документация — Управление документами» (ISO 15489–2001, Information and documentation — Records management, Parts 1,2) и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация — Процессы управления документами — Метаданные документов» (ISO/TS 23081– 1:2004 Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles).
В 2016 году вышла обновленная версия международного стандарта по управлению деловой документацией ИСО 15489–1:2016 «Информация и документация. Управление документами» (ISO 15489– 1:2016, Information and documentation — Records management, Part 1), что связано с актуальностью рассматриваемых в нем положений.Принципиально важно, что стандарт определяет управление документами как одну из функций управления организацией, которая отвечает за «эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора документов, включая процессы ввода в систему и сохранения в ней в форме документов доказательств и информации о деловой активности и отдельных управленческих операциях».
Организация должна обеспечить создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать все ее бизнес-функции.
ИСО 15489 определяет, что управление документами в организации включает в себя:
- разработку политики (регламентов) и стандартов;
- распределение ответственности и полномочий;
- разработку и распространение процедур и руководящих указаний;
- предоставление ряда услуг, связанных с управлением документами и их использованием;
- разработку, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
- интеграцию управления документами в деловые системы и процессы.
Организации должны определить и документально оформить политику (policy) в области управления документами. Этот документ должен быть утвержден на самом высоком уровне принятия решений и доведен до сведения всех работников организации.
Должна быть установлена ответственность за его соблюдение. В организации также должны быть созданы документы (стандарты, руководящие указания), регламентирующие все разделы ее работы с документной информацией.
Ответственность и полномочия в области управления документами других работников обязательно должны быть определены, закреплены (в должностных инструкциях) и сделаны общеизвестными в организации.
Только в этом случае при необходимости будет ясно, кто ответственен за выполнение (или не выполнение) определенных действий с документами.
Стандарт устанавливает, что:
- профессионалы в области управления документами в организации ответственны за все аспекты создания и поддержания в рабочем состоянии системы управления документами, а также за обучение пользователей работе с документами, необходимой им в их служебной деятельности;
- руководители всех уровней ответственны за поддержку применения политики управления документами в организации;
- системные администраторы несут ответственность за обеспечение того, чтобы вся документация была целостной, доступной и читаемой, когда она требуется работникам;
- все работники несут ответственность за точность и полноту документов, создаваемых ими в служебной деятельности.
В соответствии с ИСО 15489 «система управления документами (документная система) — информационная система, которая собирает (вводит в систему) документы, управляет документами и обеспечивает к ним доступ в течение времени». Понятие «система» в стандарте ИСО 15489 используется в широком смысле и включает людей и процессы наравне с инструментами и технологиями.
Хотя стандарт применим для работы с документными формами на любых носителях (как бумажных, так и электронных), в первую очередь он наиболее полезен для организаций, работающих с электронными документами и в системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).
В соответствии с идеологией стандарта ИСО 15489 производственные и управленческие процессы в организации также, как и поддерживающие их информационные технологии и программные приложения (в том числе и САДД или иные технологии работы с документами), должны быть разработаны или модифицированы таким образом, чтобы неотъемлемой частью повседневной деятельности организации являлось создание соответствующих документов и их включение в систему управления документами.
Но и другие предприятия для повышения качества работы с документами и в целом эффективности своей деятельности могут применять стандарт ИСО 15489 путем внесения его положений в свои внутренние регламенты, устанавливающие принципы и правила ДОУ.
Российское законодательство, установившее рекомендательный характер отечественных стандартов, это позволяет.
Среди негосударственных международных организаций ведущую роль играет созданный в 1948 году в рамках ЮНЕСКО Международный совет архивов (МСА, International Council on Archives), имеющей более 1700 членов в 174 странах и регионах.Как профессиональная организация мирового архивного сообщества МСА способствует сохранению, развитию и использованию всемирного архивного наследия, в том числе и в электронном виде.
Кроме МСА на международном уровне действуют авторитетные организации: Ассоциация управляющих документацией и администраторов (Association of Records Managers and Administrators), Исторические архивы Европейского союза (Historical Archives of the European Communities), Международный трест по управлению документацией (International Records Management Trust) и др.
Отраслевые научные конференции, проводимые ВНИИДАД или разработчиками аппаратного или программного обеспечения ДОУ
Например, «DOCFLOW», обзоры законодательства, аналитическая информация по различным аспектам делопроизводства и архивного хранения документами, которые содержится на сайтах фирм-разработчиков САДД, отечественные периодические издания (журналы «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот на предприятии») — все это доступные и очень эффективные инструменты получения актуальной информации для руководителей предприятий и службы ДОУ.
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу